ใบรับรองแทนใบเสร็จ คืออะไร? ใช้ตอนไหน ต้องมีอะไรบ้าง

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารที่กิจการทำขึ้นเองเพื่อใช้เป็นหลักฐานรายจ่าย ในกรณีที่จ่ายเงินซื้อของหรือค่าบริการเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ผู้ขายออกใบเสร็จให้ไม่ได้ เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ หรือซื้อของจากแผงในตลาดสด

บทความนี้อธิบายว่าใช้ได้ตอนไหน ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ต่างจากใบสำคัญรับเงินและใบสำคัญจ่ายอย่างไร และมีข้อควรระวังอะไร

ใบรับรองแทนใบเสร็จ ใช้ตอนไหน

ตามคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรมสรรพากร) ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินใช้ในกรณีที่ กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด แต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ ตัวอย่างที่พบบ่อย

• ค่าเดินทางระยะสั้น เช่น วินมอเตอร์ไซค์ รถสองแถว เรือข้ามฟาก
• วัตถุดิบจากตลาดสด ผัก เนื้อสัตว์ ของแห้ง จากแผงที่ไม่มีใบเสร็จ
• ค่าบริการรายย่อย เช่น ค่าจอดรถที่ไม่มีตั๋ว ค่าจ้างยกของ
• ของใช้เบ็ดเตล็ด จากร้านโชห่วยที่ไม่ได้ออกบิล

ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

แบบฟอร์มตัวอย่างในคู่มือของกรมสรรพากรมีรายการดังนี้

ส่วนของเอกสาร	ต้องเขียนอะไร
ชื่อกิจการที่จ่ายเงิน	ชื่อบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนของคุณ
วัน เดือน ปี	วันที่จ่ายเงินจริงของแต่ละรายการ
รายละเอียดรายจ่าย	จ่ายค่าอะไร ให้ใคร ที่ไหน เช่น ค่าวินจากสำนักงานไปไปรษณีย์
จำนวนเงิน	ยอดของแต่ละรายการ และหมายเหตุถ้ามี
รวมทั้งสิ้น	ยอดรวมทั้งตัวเลขและตัวอักษร
ข้อความรับรอง	ผู้เบิกจ่ายรับรองว่ารายจ่ายนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้
ลายมือชื่อ	ผู้เบิกจ่าย และผู้อนุมัติ

ควรใส่เลขที่เอกสารด้วย เพื่อให้ค้นและอ้างอิงในบัญชีได้ง่าย และแนบหลักฐานอื่นที่มีประกอบ เช่น รูปสินค้า สลิปโอน หรือข้อความแชตกับผู้ขาย

ต่างจากใบสำคัญรับเงิน และใบสำคัญจ่ายยังไง

สามเอกสารนี้ใช้แทนใบเสร็จได้เหมือนกัน แต่ต่างกันตรงที่ ใครเป็นคนเซ็น

เอกสาร	ใช้เมื่อ	ใครเซ็น
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน	ผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ และไม่สะดวกเซ็นรับเงิน	พนักงานผู้เบิกจ่าย และผู้อนุมัติของกิจการ
ใบสำคัญรับเงิน	ผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยอมเซ็นรับเงิน	ผู้รับเงิน (แนบสำเนาบัตรประชาชน) และผู้จ่ายเงิน
ใบสำคัญจ่าย	ไม่มีหลักฐานแบบข้างบน แต่พิสูจน์การจ่ายได้	ผู้รับเงิน และผู้มีอำนาจอนุมัติจ่าย พร้อมแนบหลักฐานการโอน

ถ้าผู้ขายยอมเซ็นรับเงินได้ ใบสำคัญรับเงินมีน้ำหนักมากกว่า เพราะมีลายมือชื่อของผู้รับเงินจริง ใบรับรองแทนใบเสร็จจึงเหมาะกับกรณีที่ขอลายเซ็นผู้ขายไม่ได้

ข้อควรระวัง

• ใช้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ ถ้าผู้ขายจดทะเบียน VAT ต้องขอใบกำกับภาษี เพราะภาษีซื้อต้องมีใบกำกับภาษีเป็นหลักฐาน
• ใช้กับรายจ่ายเบ็ดเตล็ดที่ขอใบเสร็จไม่ได้จริง ร้านที่ออกใบเสร็จได้ ควรขอใบเสร็จทุกครั้ง
• รายจ่ายต้องเกี่ยวกับกิจการ และผู้รับเงินต้องประกอบอาชีพนั้นจริง ตามที่คู่มือของกรมสรรพากรระบุ
• ทำทันทีที่จ่าย จดรายละเอียดตอนนั้นเลย ดีกว่ามานั่งนึกย้อนหลังตอนสิ้นเดือน

ออกใบรับรองแทนใบเสร็จใน LINE ด้วย MemoBill

1. พิมพ์ “ตั้งค่า” แล้วเติมชื่อจริง ลายเซ็น และเลขผู้เสียภาษีของบริษัท
2. บันทึกรายจ่าย ส่งรูปหรือพิมพ์ เช่น “ค่าวิน 40”
3. กด 🖨 ใบรับรองแทน บนการ์ดหรือในหน้ารายการ
4. สิ้นเดือนพิมพ์รวม จากหน้าสรุปบนเว็บได้ทั้งเดือน

ดูขั้นตอนแบบละเอียดได้ที่ คู่มือ: ใบรับรองแทนใบเสร็จ

คำถามที่พบบ่อย

ใบรับรองแทนใบเสร็จ ต้องมีลายเซ็นใครบ้าง

ตามแบบฟอร์มในคู่มือของกรมสรรพากร มีช่องลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย (คนที่จ่ายเงินและรับรองรายการ) และผู้อนุมัติ

รวมหลายรายการในใบเดียวได้ไหม

ได้ แบบฟอร์มเป็นตาราง ใส่ได้หลายรายการ แต่ละแถวมีวันที่ รายละเอียด และจำนวนเงิน แล้วสรุปยอดรวมทั้งตัวเลขและตัวอักษร

ใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม

ไม่ได้ ใบรับรองแทนใบเสร็จเป็นหลักฐานรายจ่าย แต่การขอคืนภาษีซื้อต้องใช้ใบกำกับภาษีจากผู้ขายที่จดทะเบียน VAT

ควรแนบหลักฐานอะไรเพิ่ม

แนบสิ่งที่มี เช่น รูปสินค้า สลิปโอนเงิน หรือรูปป้ายร้าน ช่วยยืนยันว่าจ่ายจริงและเกี่ยวกับกิจการ ใน MemoBill รูปที่แนบในรายการจะไปอยู่ท้ายเอกสารให้เอง

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะกิจการ รายละเอียดอาจต่างกันตามประเภทธุรกิจ ควรสอบถามสำนักงานบัญชีของคุณประกอบด้วย

อ้างอิง: คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรมสรรพากร)