เก็บบิลส่งสำนักงานบัญชียังไง ไม่ให้ตกหล่น (เช็คลิสต์รายเดือน)

ทุกต้นเดือน สำนักงานบัญชีต้องใช้เอกสารของเดือนก่อนไปทำบัญชีและยื่นภาษี ถ้าเอกสารมาไม่ครบ ก็ต้องทวงกลับมา เสียเวลาทั้งสองฝ่าย บทความนี้รวมเช็คลิสต์เอกสารที่สำนักงานบัญชีมักจะขอ และวิธีเก็บให้ครบโดยไม่ต้องนั่งรวบรวมตอนสิ้นเดือน

เอกสารที่สำนักงานบัญชีมักจะขอทุกเดือน

• บิลค่าใช้จ่าย ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด
• หลักฐานการจ่ายเงิน สลิปโอน หรือสำเนาเช็ค คู่กับบิลแต่ละใบ
• เอกสารขาย ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จ หรือใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ลูกค้า
• Statement ธนาคาร ของบัญชีที่ใช้ในกิจการ
• หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ทั้งที่ได้รับจากลูกค้าและที่ออกให้ผู้รับจ้าง
• เอกสารแทนใบเสร็จ ใบรับรองแทนใบเสร็จ หรือใบสำคัญรับเงิน สำหรับรายจ่ายที่ไม่มีบิล
• เงินเดือนและประกันสังคม ถ้ามีลูกจ้าง

แต่ละสำนักงานอาจขอไม่เหมือนกัน ควรถามสำนักงานของคุณว่าต้องการอะไรเพิ่ม และต้องส่งภายในวันที่เท่าไร

ทำไมต้องมีทั้งบิลและสลิป

บิลบอกว่า ซื้ออะไร จากใคร ส่วนสลิปบอกว่า จ่ายเงินแล้วจริง สลิปอย่างเดียวพิสูจน์ได้แค่ว่ามีการโอนเงิน แต่ไม่บอกว่าจ่ายค่าอะไร ส่วนบิลที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายก็อาจถูกถามว่าจ่ายจริงหรือยัง เอกสารสองอย่างนี้จึงควรเก็บคู่กันเสมอ ดูรายละเอียดหลักฐานที่ใช้ได้ในคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ (กรมสรรพากร)

เก็บบิลไม่ให้ตกหล่น

1. ถ่ายบิลทันทีที่ได้ ก่อนบิลจะหาย ยับ หรือหมึกจาง
2. ส่งสลิปตามบิล จ่ายเสร็จส่งสลิปต่อเลย
3. จดรายจ่ายไม่มีบิลวันนั้น ไม่ต้องรอนึกย้อนหลัง
4. เช็คของขาดก่อนสิ้นเดือน แล้วตามเอกสารที่ยังไม่ครบ

และอีกข้อที่สำคัญ คือ ส่งไฟล์ให้บัญชีในวันเดียวกันทุกเดือน เช่น ทุกวันที่ 1–3 ทำซ้ำจนเป็นนิสัย ทั้งสองฝ่ายจะวางแผนงานได้

ตารางงานเก็บเอกสารรายเดือน

ช่วงเวลา	ทำอะไร
ทุกวัน	ถ่ายบิล ส่งสลิป จดรายจ่ายที่ไม่มีบิล
ทุกสัปดาห์	พิมพ์ “รอตรวจ” ดูรายการที่ AI ไม่แน่ใจ แล้วแก้ให้ถูก
ก่อนสิ้นเดือน 3–5 วัน	พิมพ์ “ขาดไฟล์” แล้วตามเอกสารที่ยังไม่ครบ
ต้นเดือนถัดไป	ดาวน์โหลด Excel และ ZIP จากหน้าสรุป ส่งให้สำนักงานบัญชี

สิ้นเดือนได้อะไรจาก MemoBill

คำถามที่พบบ่อย

ส่งรูปถ่ายบิลแทนบิลตัวจริงได้ไหม

ขึ้นอยู่กับสำนักงานบัญชีและประเภทเอกสาร หลายสำนักงานใช้ไฟล์ทำบัญชีได้ แต่อาจขอให้เก็บบิลตัวจริงไว้ด้วย ควรถามสำนักงานของคุณ และเก็บต้นฉบับไว้เป็นระเบียบตามเดือน

บิลที่ได้ทางอีเมลต้องทำยังไง

ส่งต่อไฟล์ PDF เข้าแชต LINE ของ MemoBill หรืออัปโหลดบนเว็บได้เลย ระบบอ่านไฟล์ PDF ได้เหมือนรูปบิล

สำนักงานบัญชีเข้ามาดูข้อมูลเองได้ไหม

ได้ เชิญเข้ามาเป็น “ฝ่ายบัญชี” จะดูสรุปและดาวน์โหลดไฟล์เองได้ โดยไม่ต้องรอคุณส่งให้

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะกิจการ รายละเอียดอาจต่างกันตามประเภทธุรกิจ ควรสอบถามสำนักงานบัญชีของคุณประกอบด้วย