ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร ออกตอนไหน

ทำงานให้ลูกค้าแล้วต้องออกเอกสารอะไรบ้าง? ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสาร 3 ใบที่ร้านค้าและฟรีแลนซ์ใช้บ่อยที่สุด หน้าตาคล้ายกัน แต่ใช้คนละจังหวะของการขาย

บทความนี้สรุปว่าแต่ละใบคืออะไร ออกตอนไหน ต้องมีข้อมูลอะไร แล้วใบกำกับภาษีเกี่ยวข้องตรงไหน พร้อมตัวอย่างการออกเอกสารครบทั้ง 3 ใบของงานจริงหนึ่งงาน

สรุปสั้น ๆ: 3 ใบ 3 จังหวะ

เอกสาร	ออกตอนไหน	บอกลูกค้าว่า
ใบเสนอราคา (Quotation)	ก่อนตกลงซื้อขาย	ถ้าตกลง จะคิดราคาเท่านี้ ยืนราคาถึงวันไหน
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)	ส่งของหรือทำงานเสร็จ แต่ยังไม่ได้เงิน	ยอดที่ต้องจ่าย และต้องจ่ายภายในวันไหน
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)	ได้รับเงินแล้ว	ได้รับเงินจำนวนนี้แล้ว

ไม่จำเป็นต้องออกครบทั้ง 3 ใบทุกครั้ง ขายหน้าร้านจ่ายเงินสดทันที ออกใบเสร็จใบเดียวก็พอ ส่วนงานที่ต้องตกลงราคาก่อนและให้เครดิต มักใช้ครบทั้ง 3 ใบ

ใบเสนอราคา คืออะไร

ใบเสนอราคาคือข้อเสนอที่ส่งให้ลูกค้าพิจารณา ก่อน ตกลงซื้อขาย บอกว่าขายอะไร จำนวนเท่าไหร่ ราคาเท่าไหร่ และราคานี้ใช้ได้ถึงวันไหน ลูกค้าหลายเจ้าโดยเฉพาะบริษัท ต้องมีใบเสนอราคาก่อนจึงจะอนุมัติจัดซื้อได้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย และของลูกค้า
• เลขที่และวันที่ เช่น QT-2026-0001
• รายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม แยก VAT ถ้ามี
• ยืนราคาถึงวันที่ กันลูกค้ากลับมาขอราคาเดิมตอนต้นทุนขึ้นแล้ว
• เงื่อนไข เช่น ระยะเวลาส่งของ เงื่อนไขชำระเงิน มัดจำ
• ช่องลงชื่อผู้อนุมัติฝั่งลูกค้า ใช้เป็นหลักฐานว่าลูกค้าตกลงแล้ว

ใบเสนอราคา ไม่ใช่หลักฐานว่าขายแล้ว และไม่ใช่หลักฐานรับเงิน จึงยังไม่ต้องบันทึกเป็นรายรับ

ใบแจ้งหนี้ คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ใช้ เรียกเก็บเงิน หลังจากส่งของหรือทำงานให้ลูกค้าแล้ว ใช้มากในงานที่ให้เครดิต เช่น จ่ายภายใน 7, 15 หรือ 30 วัน จุดสำคัญคือต้องมี วันครบกำหนดชำระ และช่องทางการจ่ายเงินที่ชัดเจน เช่น เลขบัญชี หรือ QR พร้อมเพย์

บางที่เรียก ใบวางบิล ซึ่งใช้ในความหมายใกล้กัน แต่หลายบริษัทใช้ใบวางบิลเป็นใบสรุปที่รวมใบแจ้งหนี้หลายใบไปยื่นเก็บเงินพร้อมกันตามรอบวางบิลของลูกค้า

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

ใบเสร็จรับเงินคือหลักฐานว่า ได้รับเงินแล้ว ลูกค้าใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของเขา และร้านใช้เป็นหลักฐานรายรับ ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ ผู้ประกอบการมีหน้าที่ออกใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน) ให้ผู้จ่ายเงินเมื่อได้รับเงินจากการขายสินค้าหรือให้บริการ โดยมีข้อยกเว้นสำหรับบางกิจการ

ใบเสร็จควรออก หลังได้รับเงินจริงเท่านั้น ถ้าลูกค้าขอใบเสร็จไปก่อนเพื่อทำเรื่องเบิก แล้วสุดท้ายไม่ได้จ่าย ร้านจะเสียหลักฐานการทวงเงิน

แล้วใบกำกับภาษีเกี่ยวตรงไหน

ใบกำกับภาษีเกี่ยวเฉพาะร้านที่ จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วเท่านั้น ร้านที่ยังไม่จด VAT ออกใบกำกับภาษีไม่ได้ และไม่ต้องคิด VAT 7% กับลูกค้า

ร้านที่จด VAT มักออกเอกสารรวมในใบเดียว เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบไหนต้องเป็นใบกำกับภาษีขึ้นกับว่าความรับผิดในการเสียภาษีเกิดตอนไหน โดยทั่วไป การขายสินค้าเกิดตอนส่งมอบสินค้า ส่วนการให้บริการเกิดตอนได้รับชำระเงิน รายละเอียดมีข้อยกเว้นหลายกรณี ควรตรวจกับสำนักงานบัญชีของคุณ

ตัวอย่าง: งานติดตั้งแอร์ 1 งาน

ร้านรับติดตั้งแอร์ (จด VAT) รับงานจากบริษัทแห่งหนึ่ง ค่าบริการ 7,000 บาท บวก VAT 7% และบริษัทลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการ 3%

1. ใบเสนอราคา QT-2026-0001 ค่าติดตั้ง 7,000 + VAT 490 = 7,490 บาท ยืนราคา 7 วัน ลูกค้าเซ็นอนุมัติ
2. ใบแจ้งหนี้ IV-2026-0001 ติดตั้งเสร็จ เรียกเก็บ 7,490 บาท หัก ณ ที่จ่าย 3% ของ 7,000 = 210 บาท ยอดชำระสุทธิ 7,280 บาท ครบกำหนด 30 วัน
3. ใบเสร็จรับเงิน RC-2026-0001 ได้รับเงิน 7,280 บาท พร้อมหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 210 บาทจากลูกค้า

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายคิดจาก ยอดก่อน VAT และหนังสือรับรองที่ลูกค้าให้มา ร้านเก็บไว้ใช้เป็นเครดิตภาษีตอนยื่นภาษีเงินได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ออกใบเสร็จก่อนได้เงิน ถ้าลูกค้าไม่จ่าย ร้านเสียหลักฐานการทวงเงิน
• เลขที่เอกสารซ้ำหรือข้าม ทำให้ตรวจย้อนหลังยาก ควรรันเลขต่อเนื่องแยกตามชนิดเอกสาร
• ลืมคิดหัก ณ ที่จ่าย ยอดที่ได้รับจริงไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ แล้วงงว่าเงินขาดไปไหน
• ข้อมูลลูกค้าไม่ครบ ลูกค้าที่เป็นบริษัทมักต้องการชื่อเต็ม ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และสาขา ถ้าผิดต้องออกใหม่
• ได้เงินแล้วแต่ไม่ได้บันทึกรายรับ สิ้นเดือนยอดขายในบัญชีไม่ตรงกับเงินเข้า

ออกเอกสารทั้ง 3 ใบด้วย MemoBill

MemoBill มีเมนู ออกบิลขาย ให้ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินจากมือถือได้ในหน้าเดียว

• เลขที่รันให้อัตโนมัติ แยก QT / IV / RC ตามปี ไม่ซ้ำไม่ข้าม
• เลือกลูกค้าเดิมได้ทันที ชื่อ ที่อยู่ เลขภาษีจากบิลที่เคยบันทึก ไม่ต้องพิมพ์ใหม่
• VAT และหัก ณ ที่จ่ายกดปุ่มเดียว ไม่มี VAT / รวม VAT / บวก VAT และหัก 1–5% ยอดสุทธิคำนวณให้
• แปลงต่อกันได้ ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จ กดปุ่มเดียว ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• ใบแจ้งหนี้มี QR พร้อมเพย์ตามยอด ลูกค้าสแกนแล้วยอดขึ้นเอง
• ใบเสร็จบันทึกเป็นรายรับให้อัตโนมัติ ขึ้นในสรุปเดือนและไฟล์ Excel ที่ส่งสำนักงานบัญชี
• ส่งให้ลูกค้าใน LINE เป็นลิงก์ที่ลูกค้าเปิดดูและบันทึกเป็น PDF ได้

หมายเหตุ: ตอนนี้เอกสารจาก MemoBill ยังไม่ได้ออกในรูปแบบใบกำกับภาษี ร้านที่จด VAT ควรออกใบกำกับภาษีตามระบบที่ใช้อยู่ควบคู่ไปก่อน

คำถามที่พบบ่อย

ต้องออกใบเสนอราคาทุกครั้งไหม

ไม่จำเป็น ใช้เมื่อต้องตกลงราคากันก่อน หรือเมื่อลูกค้าต้องใช้ประกอบการอนุมัติจัดซื้อ ขายหน้าร้านจ่ายเงินทันทีออกใบเสร็จใบเดียวก็พอ

ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิลต่างกันไหม

ใช้ในความหมายใกล้กันคือเรียกเก็บเงิน แต่หลายบริษัทใช้ใบวางบิลเป็นใบสรุปที่รวมใบแจ้งหนี้หลายใบ ไปยื่นเก็บเงินพร้อมกันตามรอบวางบิล

ลูกค้าโอนเงินมาแล้ว ต้องออกใบเสร็จไหม

ควรออก สลิปโอนเงินเป็นหลักฐานการจ่ายของลูกค้า แต่ใบเสร็จเป็นเอกสารที่ร้านออกเพื่อยืนยันการรับเงิน ลูกค้าที่เป็นบริษัทมักต้องใช้ใบเสร็จเป็นหลักฐานรายจ่าย

ร้านที่ยังไม่จด VAT ใส่ VAT 7% ในใบเสร็จได้ไหม

ไม่ได้ เฉพาะผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้นที่เรียกเก็บ VAT และออกใบกำกับภาษีได้

เลขที่เอกสารควรตั้งอย่างไร

แยกตามชนิดเอกสารและรันต่อเนื่อง เช่น QT-2026-0001, IV-2026-0001, RC-2026-0001 เอกสารที่ยกเลิกให้เก็บเลขไว้และระบุว่ายกเลิก ไม่นำเลขกลับมาใช้ใหม่

บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไปเพื่อความเข้าใจ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะกิจการ รายละเอียดเรื่องใบกำกับภาษีและภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่างกันตามประเภทธุรกิจ ควรสอบถามสำนักงานบัญชีของคุณ หรือดูข้อมูลจากกรมสรรพากร